André Bussink
De meeste werkgevers zullen niet ontgaan zijn dat met ingang van 1 januari 2020 er twee varianten bestaan op de WW-premie. De achterliggende gedachte is dat werkgevers door het verschil in hoogte eerder een vaste arbeidsovereenkomst zouden aangaan met hun werknemers.
De meeste werkgevers zullen niet ontgaan zijn dat met ingang van 1 januari 2020 er twee varianten bestaan op de WW-premie: een hoge WW-premie voor werknemers met een tijdelijk dienstverband en een lage WW-premie voor werknemers met een vast dienstverband. Het verschil tussen beide premies bedraagt maar liefst 5 procent. De achterliggende gedachte is dat werkgevers door het verschil in hoogte eerder een vaste arbeidsovereenkomst zouden aangaan met hun werknemers.
Veel werkgevers lopen op dit moment het risico de hoge WW-premie met terugwerkende kracht te moeten betalen voor werknemers met een vast dienstverband. Dat komt omdat in de praktijk werkgevers onvoldoende bewust zijn van het schriftelijkheidsvereiste.
Om voor de lage WW-premie in aanmerking te komen, is vereist dat er een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aanwezig is in de loonadministratie. Dat blijkt uit art. 2.4 van het besluit Wfsv (besluit bij de Wet financiering sociale verzekeringen). Bestaat er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst waaruit het dienstverband voor onbepaalde tijd blijkt, dan moet de werkgever de hoge WW-premie afdragen. Zelfs als in de praktijk sprake is van een dienstverband voor onbepaalde tijd. De schriftelijke vastlegging is kortom doorslaggevend.
Ook wanneer een arbeidsovereenkomst is verlengd voor onbepaalde tijd moet een door beide partijen ondertekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aanwezig zijn in de loonadministratie. Op dit punt gaat het vaak fout bij werkgevers. Een eenzijdige bevestigingsbrief waarin de werkgever vermeldt dat de tijdelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is verlengd, volstaat namelijk niet. Een tweezijdig addendum bij de arbeidsovereenkomst waarin de verlenging/overgang is geregeld, volstaat wel. Ook is het mogelijk om een arbeidsovereenkomst digitaal de ondertekenen. Dat dient dan wel te gebeuren door middel van een digitale handtekening. Een gescande versie van een handgeschreven handtekening volstaat (naar alle waarschijnlijkheid) niet. Na kritiek van werkgevers(organisaties) is het schriftelijkheidsvereiste enigszins verruimd: instemming via e-mail of een HR-systeem is ook voldoende.
Werkgevers hadden tot 1 juli 2020 de tijd om te voldoen aan de administratieve vereisten voor de lage WW-premie. Tot die tijd konden werkgevers de lage WW-premie afdragen, ook als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd nog niet schriftelijk was vastgelegd. Als niet vóór 1 juli 2020 aan de voorwaarden is voldaan, dient de werkgever er rekening mee te houden dat hij met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd is.
Kort en goed laat het schriftelijkheidsvereiste zich als volgt samenvatten. Aan het schriftelijkheidsvereiste voor het mogen afdragen van de lage WW-premie is voldaan als:
1) bij aanvang sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd:
en de door beide partijen (digitaal) getekende arbeidsovereenkomst aanwezig is in de loonadministratie;
2) een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is verlengd voor onbepaalde tijd:
en een door beide partijen (digitaal) getekend addendum in de loonadministratie aanwezig is waaruit de verlenging voor onbepaalde tijd blijkt; of
werknemer via een e-mail of in het HR-systeem duidelijk heeft aangegeven in te stemmen met de verlenging voor onbepaalde tijd en bewijs daarvan aanwezig is in de loonadministratie.
In de praktijk zien we nog al te vaak dat werkgevers de administratieve voorwaarden onvoldoende scherp hebben en het risico lopen met terugwerkende kracht de hoge WW-premie te moeten afdragen. Deze blog is dan ook een reminder aan werkgevers om na te gaan of de loonadministratie op orde is.
