Plafondprijzen bij aanbestedingen: veiligheidsventiel nodig

Bij aanbestedingen heb je als opdrachtnemer weinig ruimte om de opdrachtvoorwaarden te beïnvloeden: de aanbestedingsstukken zijn bepalend. Bij inschrijving moet je die voorwaarden onvoorwaardelijk en allemaal accepteren, anders is je inschrijving ongeldig.

Hebben aanbestedende diensten (zoals gemeenten) dan helemaal de handen vrij om hun voorwaarden naar eigen believen te formuleren? Nee, die vrijheid wordt begrensd door het proportionaliteitsbeginsel, uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit.

Wat moet je doen als je wilt inschrijven op een aanbesteding, maar je vindt de voorwaarden op bepaalde punten niet redelijk?

1. Vóórdat je inschrijft of aanmeldt, in de inlichtingenronde vragen of dit kan worden aangepast. Als er op dat moment geen inlichtingenronde is, een duidelijke brief sturen.

2. Komt hierop niet het (gewenste of overtuigende) antwoord, of niet op tijd om je inschrijving nog te kunnen vormgeven: zonder dralen een kort geding beginnen. Anders ben je gedwongen die voorwaarden (d.m.v. inschrijving) te aanvaarden.

Budgetplafonds

Soms komen bij aanbestedingen zogenoemde plafondbedragen of budgetplafonds voor. Een maximumbedrag dus waarvoor de opdracht moet worden uitgevoerd, en als er een inschrijfprijs moet worden benoemd mag die dit plafondbedrag niet overschrijden.

Mag een aanbestedende dienst dat doen, en zo ja, onder welke voorwaarden?

Daarover verscheen dit jaar een uitspraak van de Rechtbank Limburg. Daarin ging het om een aanbesteding in de zorg, over de vraag of de tariefstelling door gemeenten realistisch was (iets waarover de laatste jaren veelvuldig wordt geprocedeerd). Deze Limburgse gemeenten hadden een budgetplafond vastgesteld.

Opzeggingsmogelijkheid

De Rechtbank toetste aan de criteria (ook op basis van oudere jurisprudentie):

• Is aannemelijk dat het budgetplafond reëel is? Het antwoord van de Rechtbank hierop was: jawel, dat was voldoende overtuigend onderbouwd door de gemeenten.

• Er geldt echter een tweede vereiste aan het hanteren van budgetplafonds: er moet een adequaat veiligheidsventiel zijn ingebouwd. Als het budgetplafond dus blijkt te worden overschreden doordat de vraag hoger is dan verwacht of doordat de kosten hoger uitvallen dan verwacht, moet het contract bij voorbaat voorzien in een regeling, die het risico niet volledig bij de inschrijver legt. Het moet bovendien een regeling zijn waarbij voor inschrijvers vooraf duidelijk is ‘waar het dan heen gaat’.

In dit geval hadden de gemeenten een tussentijdse opzeggingsbevoegdheid opgenomen. Het contract kon dan dus (met inachtneming van een termijn van enkele maanden) worden beëindigd. Dat was, aldus de Rechtbank, een adequaat veiligheidsventiel.

Veiligheidsventiel

Om aan het vereiste van proportionaliteit te voldoen, is bij een plafondprijs dus een adequaat veiligheidsventiel nodig. Een opzeggingsmogelijkheid kan hierin voorzien.